Se refiere a un tipo de disponibilidad donde las habitaciones pueden venderse libremente sin necesidad de confirmación con el hotel o la agencia.
En algunos contextos, podría implicar que no hay bloqueo, sino disponibilidad total para la venta.
Un bloqueo se realiza, por ejemplo, cuando una agencia llama al hotel solicitando la disponibilidad de 7 habitaciones. Esta solicitud es recibida por el departamento de ventas o reservas. En muchos casos, el llamado se hace a primera hora de la mañana, solicitando disponibilidad y tarifa de forma rápida. La agencia puede volver a comunicarse unos 30 minutos después para confirmar la reserva.
Ante esta situación, el hotel realiza un bloqueo de habitaciones en el sistema para dejar constancia de la solicitud y asegurar que esas habitaciones están reservadas temporalmente hasta recibir la confirmación definitiva. Esto evita que las habitaciones se asignen a otra reserva mientras la agencia toma una decisión.
Cuando se accede a la pantalla de bloqueos en el sistema, se encuentra un apartado descriptivo y de carga, donde deben completarse los siguientes datos:
Nombre del bloqueo u organización asociada.
Tipo de habitación o categoría (por ejemplo, estándar, superior, suite).
Distribución de camas (bedding) si aplica.
Cantidad de habitaciones bloqueadas.
Fecha de inicio y fecha de vencimiento del bloqueo.
Es fundamental que todos estos campos estén cargados correctamente para garantizar que el sistema funcione adecuadamente y se refleje la disponibilidad real.
Además:
Se puede indicar si el bloqueo está activo o cancelado.
Los bloqueos cancelados también pueden consultarse, ya que permanecen visibles en el sistema para su revisión o eventual reutilización.
En la pantalla de bloqueos del sistema, se encuentran diversas herramientas que permiten gestionar el estado y la información de cada bloqueo:
Las flechas verde y roja permiten cambiar el estado del bloqueo seleccionado.
Verde: activa el bloqueo.
Roja: lo marca como cancelado.
Esta funcionalidad es útil para reactivar un bloqueo cancelado o para anular uno que ya no se utilizará.
Al seleccionar un bloqueo, se puede hacer clic en el botón de "Disponibilidad" para acceder a información detallada sobre el bloqueo específico, como:
Habitaciones asignadas.
Fechas cubiertas.
Categorías involucradas.
Estado general.
Existe una opción para cambiar los canales de distribución (CRS).
Esta funcionalidad corresponde a una tercera modalidad de uso del sistema, especialmente utilizada para la venta de habitaciones mediante Channel Manager.
Por ejemplo, se asignan bloques de habitaciones a canales como Booking, Expedia u otras plataformas online.
Esto permite gestionar la cantidad exacta de habitaciones disponibles para vender en cada canal, evitando sobreventas.
Desde la misma pantalla de bloqueos, se puede generar directamente una nueva reserva asociada al bloqueo.
Esto agiliza el proceso cuando la agencia o cliente confirma y se desea transformar ese bloqueo en una reserva real dentro del sistema.
El sistema permite tanto la modificación como la creación de nuevos bloqueos de forma sencilla desde la misma pantalla.
Para editar un bloqueo, se debe hacer doble clic sobre el bloqueo deseado en la lista.
Esto habilita los campos correspondientes, permitiendo modificar:
Nombre u organización.
Fechas.
Cantidad de habitaciones.
Categoría, entre otros datos.
Es importante guardar los cambios al finalizar la edición para que se reflejen correctamente en el sistema.
Al presionar el botón “+”, todos los campos del formulario se limpian automáticamente.
Esto permite cargar un nuevo bloqueo desde cero, completando los datos requeridos como:
Organización o cliente.
Fecha de inicio y vencimiento.
Categoría de habitación.
Cantidad de habitaciones a bloquear.
El vencimiento de un bloqueo indica la cantidad de días previos a la fecha de ingreso en la que el sistema debe liberar automáticamente las habitaciones bloqueadas, si no se ha confirmado la reserva.
Si hoy es 27, y un bloqueo tiene vencimiento de 2 días, el sistema dará de baja todas las habitaciones bloqueadas para el día 29.
Es decir, cuando falten 2 días para la fecha de ingreso, el sistema cancelará automáticamente esas habitaciones del bloqueo, dejándolas disponibles nuevamente para la venta general.
Esta función es clave para evitar que las habitaciones queden retenidas innecesariamente en caso de que el bloqueo no se confirme a tiempo.
También ayuda a mantener actualizada la disponibilidad real del hotel.
Nota: El usuario podrá ingresar la cantidad de días de vencimiento según las necesidades del hotel, siempre que no supere la cantidad de días que faltan para que comience el bloqueo.
Ejemplo:
Fecha actual: 12
Fecha de inicio del bloqueo: 15
Máximo permitido para el vencimiento: 2 días
Esto se debe a que la fecha límite para el vencimiento es un día antes del inicio del bloqueo (es decir, el día 14 en este ejemplo).
Las habitaciones bloqueadas también pueden visualizarse directamente desde el mapa de disponibilidad del sistema, lo cual facilita el control de la ocupación futura.
Si, por ejemplo, se realiza un bloqueo desde el 29 de julio hasta el 5 de agosto, esa franja de fechas se muestra en el mapa con una línea roja, indicando visualmente que esas habitaciones están bloqueadas.
Sobre la franja roja se muestra:
El nombre de la categoría de habitación.
La palabra "Bloqueos" para dejar en claro el motivo de la ocupación temporal.
En la parte general del mapa de disponibilidad, hay una línea dedicada a bloqueos.
Al posicionarse con el cursor sobre una habitación bloqueada, el sistema muestra una ventana emergente con la información detallada, incluyendo:
Cantidad de bloqueos activos para ese día.
Categoría de habitación bloqueada.
Nombre de la organización o cliente (si está asignado).
Esta funcionalidad permite a los usuarios del sistema visualizar rápidamente los espacios ocupados por bloqueos y anticipar necesidades o ajustes en la planificación de reservas.
Dentro de la ventana de bloqueos, al seleccionar un bloqueo específico y presionar el botón de "Disponibilidad", el sistema muestra un informe detallado sobre el estado de uso de ese bloqueo.
Se presenta una tabla por día con el desglose de habitaciones asociadas al bloqueo, permitiendo un control claro sobre su uso y disponibilidad.
En la parte superior, se detallan tres líneas clave:
Cantidad total de habitaciones bloqueadas:
Indica cuántas habitaciones fueron asignadas inicialmente a ese bloqueo.
Cantidad de habitaciones utilizadas:
Muestra cuántas habitaciones ya han sido tomadas desde el bloqueo (es decir, se usaron para crear reservas).
Cantidad restante:
Calcula la diferencia entre las habitaciones bloqueadas y las utilizadas, mostrando cuántas quedan disponibles aún dentro del mismo bloqueo.
Esta funcionalidad permite monitorear en tiempo real el consumo de un bloqueo, facilitando la toma de decisiones como ampliar, reducir o liberar habitaciones según la demanda.
Cuando llega una reserva asociada a un bloqueo, y el campo de "utilizado" aún está en cero, es posible asignar esa reserva al bloqueo ya existente desde la ventana de reservas.
Crear una nueva reserva desde la ventana correspondiente.
Seleccionar un huésped, incluso si no tiene organización asignada.
Dentro del formulario de reserva, ubicar la sección “Bloqueos”.
Si el huésped no tiene una organización asignada, el sistema no utilizará un bloqueo general automáticamente.
Sólo tomará en cuenta bloqueos previamente creados con fechas que coincidan con la reserva actual.
Al seleccionar un bloqueo disponible, aparecerá justo al lado un cuadro con el número de habitaciones asociadas a ese bloqueo.
Al confirmar la reserva, el sistema marca ese día como utilizado dentro del bloqueo, actualizando automáticamente:
El número de habitaciones utilizadas.
El número de habitaciones restantes disponibles para seguir reservando.
El sistema descuenta la habitación correspondiente en la fecha seleccionada, reflejándose visualmente en el mapa de disponibilidad.
Esto asegura una disponibilidad actualizada y precisa, evitando sobreventas o bloqueos innecesarios.
Esta funcionalidad permite una gestión dinámica y controlada de bloqueos, asegurando que se utilicen correctamente sólo cuando corresponda y con la trazabilidad necesaria.
Cuando se desea asignar una reserva a un bloqueo que ya está vinculado a una organización, el procedimiento es simple y el sistema se encarga de filtrar la información correctamente.
Desde la ventana de reservas, buscar al huésped que realizará la reserva.
Seleccionar la organización correspondiente que tiene asignado un bloqueo vigente.
Si la fecha de la reserva coincide con la del bloqueo existente para esa organización, el sistema:
Habilita automáticamente la sección de bloqueos dentro del formulario de reserva.
Solo desplegará el/los bloqueos disponibles para esa organización específica.
Una vez cargada la reserva y vinculada al bloqueo:
Al volver a la ventana de bloqueos, el sistema actualizará automáticamente la información, reflejándose en tres líneas clave:
Bloqueadas: Cantidad de habitaciones originalmente bloqueadas para esa organización.
Utilizadas: Cantidad de habitaciones ya utilizadas (convertidas en reservas).
Restantes: Habitaciones aún disponibles dentro del mismo bloqueo.
Si la organización tiene 3 habitaciones bloqueadas, y se carga 1 reserva utilizando ese bloqueo:
Bloqueadas: 3
Utilizadas: 1
Restantes: 2
Este mecanismo asegura un control preciso y organizado del uso de habitaciones bloqueadas, especialmente útil para agencias, empresas o grupos que gestionan múltiples reservas bajo una misma organización.
El sistema permite cancelar un bloqueo activo, lo que implica cambios automáticos en la disponibilidad y el estado del bloqueo.
Desde la ventana de bloqueos, al seleccionar un bloqueo activo y cambiar su estado a cancelado, el sistema solicita una contraseña de confirmación.
Una vez confirmada:
El bloqueo desaparece de la lista de activos.
Pasa automáticamente a la sección de bloqueos cancelados, desde donde puede consultarse en cualquier momento.
Cuando un bloqueo es cancelado, el sistema libera las habitaciones asociadas en la categoría correspondiente.
La línea roja que indica visualmente el bloqueo desaparece del mapa de disponibilidad, reflejando que ya no hay habitaciones bloqueadas en esa franja de fechas.
En la parte superior del mapa, en el módulo “Bloqueos generales”, se mantiene el detalle de:
A quién estaba asignado el bloqueo.
Fechas y categorías afectadas.
Estado (cancelado o activo).
Si una reserva fue creada a partir de un bloqueo, el sistema mantiene el vínculo visible permanentemente.
Este vínculo puede consultarse desde:
La ventana de listado de reservas.
El mapa de disponibilidad.
La misma pantalla de bloqueos.
Esto permite rastrear con claridad a qué bloqueo pertenecía cada reserva, incluso si el bloqueo fue cancelado posteriormente.
En la ventana de reservas, existe un botón con el ícono de una gomita (borrador).
Esta opción permite quitar la asociación entre la reserva y el bloqueo al que pertenecía.
Al hacerlo:
La reserva permanece activa.
Pero ya no estará vinculada al bloqueo original.
Esto puede ser útil en casos donde se necesita liberar manualmente una habitación del bloqueo, sin cancelar la reserva en sí.